home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PC-SIG: Essential Home & Business / PC-SIG - Essential Home and Business Collection.iso / 03 / 3 / 1 / MEDLIN.ARC / GENERAL.DOC next >
Text File  |  1991-01-15  |  9KB  |  234 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.       GENERAL INSTRUCTIONS FOR MEDLIN ACCOUNTING SHAREWARE
  5.  
  6.  
  7.      This disk contains the five programs of the Medlin
  8. Accounting Shareware System:
  9.  
  10.      PC-GL    Double Entry General Ledger
  11.      PC-AR    Accounts Receivable
  12.      PC-PR    Payroll Writing
  13.      PC-AP    Accounts Payable
  14.      PCINV    Invoice Writing
  15.  
  16.      Registration is $25 for the PCINV program and $35 for each
  17. of the other programs.  The registration fee entitles you to
  18. telephone support and a configuration program to change several
  19. parameters of the program.  Send a check to:
  20.  
  21.                Jerry Medlin
  22.                1461 Sproul Ave.
  23.                Napa, CA.  94559
  24.  
  25.      An order form is at the end of this manual.  To charge,
  26. call (707) 255-4475 between the hours of 8AM to 6PM, Pacific
  27. time.  We accept Master Card and Visa only.  You may also fax
  28. the order form to 707-255-9266.
  29.  
  30.      The programs are supplied in compressed form on this disk.
  31. Running the VIEWDOC program will uncompress the programs and
  32. install them on a disk or subdirectory of your choice.  The
  33. installation procedure consists of copying ONLY the program
  34. files to another disk -- DATA FILES ARE NOT AFFECTED AND WILL
  35. NOT BE ERASED.
  36.  
  37.  
  38. INSTALLING THE PROGRAMS ON A HARD DISK
  39.  
  40.      To install the programs on a hard disk, just run the
  41. VIEWDOC program.  You will be able to pick which programs you
  42. wish to install and change the installation path if necessary.
  43. If a subdirectory has not been created, the install routine will
  44. create one.  The main programs and any configuration programs
  45. included will be copied to the subdirectory.  If you are using
  46. PC-GL for the first time, the Standard Chart of Accounts will be
  47. copied to the subdirectory when you install the PC-GL program.
  48. If you already are using a chart of accounts, the program will
  49. not change it.
  50.  
  51.      If you have been using previous versions of Medlin
  52. Accounting Shareware, your previous data will remain intact.  NO
  53. EXISTING DATA WILL BE ERASED BY THE INSTALL ROUTINE.
  54.  
  55.      If you wish to install the programs on a drive other than
  56. C: drive and/or a subdirectory other than \ACCT, use CHANGE COPY
  57. DESTINATION to specify the drive and subdirectory.  (The drive
  58. and subdirectory together are called the path.)  You should
  59. install all four programs on the same subdirectory for easy
  60. accessibility.
  61.  
  62.      Exit VIEWDOC by selecting QUIT from the menu.
  63.  
  64.      To run a program, first change to the subdirectory by
  65. typing:  CD \ACCT  then type the program name.  IE. type PC-GL
  66. to run PC-GL or PC-AR to run PC-AR.
  67.  
  68.  
  69. INSTALLING THE PROGRAMS ON A FLOPPY DISK
  70.  
  71.      Installing the programs requires formatting a program disk
  72. and a data disk, then using the VIEWDOC program to copy the
  73. programs to the program disk.  If you already have a program
  74. disk and data disk, skip formatting and just run the VIEWDOC
  75. installation program to copy the new programs to your old
  76. program disk.
  77.  
  78.  
  79. FIRST TIME INSTALLATION-FORMATTING DISKS
  80.  
  81. To format the data disk, put your DOS disk in drive A: and a
  82. blank disk in drive B: and type:
  83.  
  84.      FORMAT B:
  85.  
  86.      Leaving your DOS disk in drive A:, create a program disk by
  87. putting another blank disk in drive B: and type:
  88.  
  89.      FORMAT B:/S
  90.  
  91.      Put away your DOS disk.
  92.  
  93.      Move the formatted program disk to drive A: and put the
  94. supplied disk (this disk) in drive B: and type:
  95.  
  96.      B:VIEWDOC
  97.  
  98.      Select and install the programs you plan to use to the disk
  99. in drive A:. The INSTALL PROGRAM will copy the main program as
  100. well as the configuration program (included if you have
  101. registered for the program).  Exit the VIEWDOC program by
  102. choosing QUIT.
  103.  
  104.      To run any program, place the program disk in drive A: and
  105. the data disk in drive B: and type the name of the program
  106. followed by B:.  IE. type PC-GL B: to run the PC-GL program or
  107. PC-AR B: to run PC-AR.  If you have the configuration programs,
  108. you can use them to permanently set B: drive as the data drive.
  109. A configuration program is provided to registered users of each
  110. program.
  111.  
  112.  
  113. INTEGRATING THE PROGRAMS
  114.  
  115.      With the exception of PC-AP, the programs are not
  116. "integrated".  This means to get the sales totals from the
  117. Accounts Receivable program to the General Ledger program you
  118. must make a journal entry.  Likewise, the payroll totals need to
  119. be entered each month into the general ledger program.  Once you
  120. are familiar with the programs, this takes only a few minutes
  121. per month, and is more convenient than having all of the sales
  122. and payroll detail transferred to the general ledger program
  123. automatically.  The PC-GL manual includes a section on posting
  124. payroll and sales data to the General Ledger.
  125.  
  126.  
  127. POP-UP CALCULATOR
  128.  
  129.      All Medlin Accounting programs have a built in four
  130. function pop-up calculator that works like a standard pocket
  131. calculator (if there is such a thing).  Press the F10 key and a
  132. small box will appear in the lower right of your screen.  Enter
  133. a number and use the +, -, *, or / keys to add, subtract,
  134. multiply or divide.  If you call the calculator from a numerical
  135. entry field, (when _________.__ is displayed), the calculated
  136. amount may be plugged into the entry field.  Press the Enter key
  137. twice when leaving the pop-up calculator to plug the calculated
  138. amount.
  139.  
  140.  
  141. COMMAND LINE OPTIONS
  142.  
  143.      The configuration programs available to registered users
  144. allow you to specify a data path and colors for each program.
  145. You may also specify the desired data path and colors by adding
  146. them to the command line separated by blank spaces.  The
  147. commands are in the following order:  DATA PATH, BORDER COLOR,
  148. DATA COLOR, PROMPT COLOR AND BACKGROUND COLOR.  For example, if
  149. you run PC-GL by typing:
  150.  
  151. PC-GL B: 3 14 10 1
  152.  
  153. the program looks for data on the B: drive and uses Cyan
  154. borders, Yellow data, Light Green prompts with a Blue
  155. background.
  156.  
  157.      The programs always default to the color mode if you have a
  158. color board in your computer.  Adding /bw to the command line
  159. will force the programs to run without colors if your computer
  160. has a color or graphics board and a monochrome monitor.
  161.  
  162.  
  163. THE KEYBOARD
  164.  
  165.      The programs make liberal use of the PC's ten key pad for
  166. both numbers and commands.  At some places in the programs, the
  167. 10 key pad produces numbers and at other times the 10 key pad
  168. produces directional commands.  The programs disregard the Num
  169. Lock status, so it is unnecessary to turn your Num Lock on and
  170. off as you switch from arrow keys to numbers.  The 10 key pad
  171. will produce numbers or commands depending on what is needed at
  172. that point in the program.  One slight side effect of this
  173. process is that for keyboards having separate arrow keys,
  174. pressing the arrow keys will produce numbers at times when the
  175. arrow keys are not needed.
  176.  
  177.  
  178.      These programs have been developed and refined over a
  179. period of six years.  I'm sure you'll find them better than
  180. anything else available.  So, relax, take a deep breath and get
  181. your books in order.
  182.  
  183.  
  184. MEDLIN ACCOUNTING SHAREWARE    Remit to:  Jerry Medlin
  185.          ORDER FORM                        1461 Sproul Ave.
  186.                                            Napa, CA.  94559
  187.                                            Phone: 707-255-4475
  188.                                            Fax: 707-255-9266
  189.  
  190. PC-GL General Ledger Program            ($35)      ________
  191.  
  192. PC-AR Accounts Receivable Program       ($35)      ________
  193.  
  194. PC-PR Payroll Writing Program           ($35)      ________
  195.  
  196. PC-AP Accounts Payable Program          ($35)      ________
  197.  
  198. PCINV Invoice Writing (requires PC-AR)  ($25)      ________      
  199.           
  200. CA Residents add 6.25% Sales Tax                   ________
  201.  
  202.      Total Enclosed                                ________
  203.  
  204.  
  205. Name:   ________________________________________________________
  206.  
  207. Company:________________________________________________________
  208.  
  209. Address:________________________________________________________
  210.  
  211. City:   __________________________ State _______ Zip ___________
  212.  
  213. Check one:   5.25 inch OK? ____ or 3.5 inch disk required? ____
  214.  
  215. Payment by:   Check _____   MC _____  VISA _____
  216.  
  217. Card no.:  _____________________________________________________
  218.  
  219. Expiration: _______________    Phone ___________________________
  220.  
  221. Cardholder
  222. Name      ______________________________________________________
  223.  
  224. Cardholder
  225. Signature  _____________________________________________________
  226.  
  227.  
  228. Where did you get our program?__________________________________
  229.  
  230. Sorry, no CODs or Purchase Orders.
  231. Latest version of all four programs and configuration programs
  232. for registered programs will be mailed by First Class Mail.
  233.  
  234.